Salon Vilpas ry. / Jalkapallo / Vilpeli - Tietosuojaseloste
Salon Vilpas jalkapallo ja Vilpelin jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 16.2.2018
1. Rekisterinpitäjä
Salon Vilpas ry.,0225130-5, Vilhonkatu 9, 24100 Salo
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Hasse Robertsson 0500-975662, hasserobertsson@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste.
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Salon Vilpas ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa,
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Salon Vilpas ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
5. Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Salon Vilpas ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Salon Vilpas ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
6. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät. Henkilön nimi, syntymäaika, yhteystiedot, huoltajan tiedot, kuvauslupa. Rekisteröitynä urheiluseuran jäsen, yhteistyökumppanin päättäjä tai yhteyshenkilö, toimihenkilö.
7. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Alaikäisen jäsenen osalta:
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen.
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot.
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
Valokuva.
Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin.
Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot .
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
Laskuihin liittyvät tiedot.
Valokuva.
Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin.
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenet laittavat tietonsa, toimijat täydentävät tarvittaessa.
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Salon Vilpas ry:lle.
9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
11. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Tietoja säilytään aina kalenterivuoden.
12. Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
13. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
14. Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kalenterivuosi.
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kalenterivuosi.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Päivitetty - 22.3.2018 10:06